Diese Datenschutzerklärung ist ein an die tatsächliche Datenverarbeitung angelehnter Entwurf und muss vor dem öffentlichen Launch juristisch geprüft und um die Angaben des Verantwortlichen ergänzt werden.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[PLATZHALTER: Name / Firmierung]
[PLATZHALTER: Anschrift]
[PLATZHALTER: E-Mail-Adresse]
[PLATZHALTER: Telefon]
Datenschutzbeauftragte:r (sofern bestellt): [PLATZHALTER: Name und Kontakt oder Hinweis „nicht erforderlich"].
2. Verarbeitete Daten und Zwecke
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die für den Betrieb der SmartVerein-Plattform erforderlich sind:
a) Registrierung und Konto
- Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) zur Erstellung und Verwaltung deines Kontos.
- Zeitpunkt der Einwilligung in diese Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
b) Vereins- und Inhaltsdaten
- Vereinsstammdaten (Name, Ort, Gründungsjahr, Zweck, Beschreibung, Zielgruppen).
- Von dir hochgeladene Dokumente (z. B. Satzungen, Protokolle) und Fotos sowie daraus extrahierte Texte. Solche Dokumente können personenbezogene Daten Dritter (z. B. Vorstands- oder Mitgliedsnamen) enthalten.
- Chat-Eingaben und generierte Inhalte im KI-Assistenten.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der KI-Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
c) Technische Daten
- Server-Logfiles und Sitzungs-Cookies, die für Betrieb und Sicherheit der Plattform erforderlich sind (siehe Abschnitt 6).
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Empfänger / Auftragsverarbeiter
Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bestehen bzw. abzuschließen sind:
| Dienstleister | Zweck | Verarbeitete Daten | Sitz |
|---|---|---|---|
| Mistral AI | KI-Sprachmodelle (Textgenerierung, Bild-/Dokumentenanalyse, Embeddings) | Chat-Eingaben, Vereins- und Dokumenteninhalte, hochgeladene Bilder/PDFs | EU (Frankreich); Verarbeitung ggf. in Drittländern – siehe Abschnitt 4 |
| Google (Google Ireland / LLC) | Optionale Anbindung von Google Drive und Google Kalender (nur nach ausdrücklicher Verbindung durch Vereinsadministrator:innen) | OAuth-Konto-E-Mail, abgerufene Datei- und Kalenderinhalte | USA (Drittland) – siehe Abschnitt 4 |
| [PLATZHALTER: Hosting-Anbieter, z. B. Hetzner / Coolify-Server] | Hosting, Speicherung der Datenbank und Medien | alle gespeicherten Daten | [PLATZHALTER: z. B. Deutschland] |
| [PLATZHALTER: E-Mail-Versanddienst] | Versand von Bestätigungs- und Systemmails | E-Mail-Adresse, Benutzername | [PLATZHALTER] |
Zur Beobachtung und Qualitätssicherung der KI-Aufrufe setzen wir Langfuse ein. Diese Komponente betreiben wir selbst gehostet auf der oben genannten Hosting-Infrastruktur; eine Weitergabe an Dritte findet hierbei nicht statt.
Wenn dein Verein einen eigenen KI-Schlüssel hinterlegt (BYOK – „Bring Your Own Key"), werden die Inhalte an den von dir gewählten Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google oder Mistral) übermittelt. In diesem Fall ist dein Verein für die Auswahl dieses Anbieters mitverantwortlich.
4. Übermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung von KI- und Cloud-Diensten kann es zu einer Verarbeitung von Daten außerhalb der Europäischen Union kommen (insbesondere USA). Soweit dies der Fall ist, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. einen vorhandenen Angemessenheitsbeschluss. Details und Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
5. Speicherdauer
- Kontodaten: bis zur Löschung deines Kontos.
- Nicht bestätigte Konten: Löschung nach Ablauf der Bestätigungsfrist.
- Chat-Verläufe und KI-Protokolle: bis zur Löschung durch dich bzw. nach Ablauf der internen Aufbewahrungsfrist (siehe Verarbeitungsverzeichnis).
- Vereins- und Inhaltsdaten: bis zur Löschung durch den Verein.
6. Cookies und eingebundene Inhalte
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung und CSRF-Schutz). Diese sind für die Anmeldung und die Sicherheit erforderlich; eine Einwilligung ist hierfür nicht notwendig. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Cookies ein.
Zur Darstellung binden wir Schriftarten (Google Fonts) und ein CSS-Framework (Tailwind CSS) von externen Content-Delivery-Netzwerken ein. Dabei wird deine IP-Adresse technisch an die jeweiligen Anbieter übermittelt. Wir streben an, diese Ressourcen künftig selbst auszuliefern, um diese Übermittlung zu vermeiden.
7. Deine Rechte
Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18).
- Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einen maschinenlesbaren Export deiner Daten kannst du in den Kontoeinstellungen anstoßen.
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Zuständig ist u. a. die Datenschutzaufsichtsbehörde deines Bundeslandes.
Dein Konto und die damit verbundenen Daten kannst du in den Kontoeinstellungen selbst löschen oder über die unter Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten anfragen.
8. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.